Dokumente anlegen
Mit der Berechtigung Moderator und Administrator können Sie Dokumente anlegen, bearbeiten und (bedingt) löschen. Ebenso können Sie hier einen Freigabe- und Kenntnisnahmeprozess für das Dokument starten.
Jedes Dokument besteht grundsätzlich aus zwei Datei: einem Original und einer Öffentlichen Datei. Die Originaldatei ist i.d.R. eine bearbeitbare Quelldatei, z.B. Word oder Powerpoint. Die öffentliche Datei soll - wenn möglich - eine nicht bearbeitbare PDF-Datei oder Bilddatei sein. Eine PDF-Datei ist stets einer Bildatei zu bevorzugen. So ist das PDF aus einer Quelldatei immer besser als das nachträgliche Einscannen und Unwandeln des Scans (= Bild) in ein PDF.
Anlegen und Bearbeiten eines Dokuments
Klicken Sie in der Fachbereichs-Übersicht auf den Button [Dokument anlegen.] Ziehen die gewünschte Datei in das jeweilige farbige Feld oder klicken Sie auf Datei auswählen. Sie können aktuell nur folgende Dateitypen hochladen: Nur Word-, Excel-, Powerpoint-, Visio-; JPEG-, PNG- und PDF-Dateien. Maximal 40 MB. Der Upload startet unmittelbar.
Sollte es keine Originaldatei geben oder die Einspeicherung einer weiteren Datei an dieser Stelle unpraktikabel wäre, dann kann auch die Originaldatei als Öffentliche Datei fungieren. Dazu den Schalter bei "Die Original Datei ist auch die Öffentliche Datei." aktivieren.
Bitte wählen Sie einen Fachbereich und eine Unterkategorie aus. Sie sehen lediglich die Fachbereiche, in welchen Sie eine Modertoren-Berechtigung haben. Diese Selektoren eignen sich ebenfalls zum Verschieben des Dokuments in einen anderen Fachbereich / Kategorie.
Falls es sich um ein Bestandsdokument handelt, das schon mehrere Versionen durchlaufen hat, können Sie hier die Versionsnummer festlegen, mit welchem die Intranet Dokumentenverwaltung starten soll. Diese Option können Sie nachträglich nicht mehr ändern. Künftige Versionsnummern vergibt die Intranet Dokumentenverwaltung mit jeder neuen Datie automatisch.
Die Stichwortsuche durchsucht den Namen und die Beschreibung des Dokuments. Geben Sie dem Dokument einen aussagefähigen, aber nicht zu langen Namen. Dazu geben Sie bitte eine kurze Beschreibung des Dokuments ein. Verwenden Sie dabei Worte, die Sie verwenden würden, wenn Sie nach dem Dokument suchen würden. Sie können gerne einzelne Stichworte ans Ende der Beschreibung stellen.
Kenntnisnahme- und Freigabeprozess
Im Kenntnisnahmeprozess wird jeder User dieses Fachbereichs aufgefordert, sich die Öffentliche Datei runter zu laden, durch zu lesen und die Kenntnisnahme zu bestätigen. Ob Dateien zur Kenntnisnahme vorliegen, wird dem User durch ein Glocken-Symbol mit einer Zahl angezeigt oben auf einer jeden Seite anzeigt. Außerdem erhält jeder User mit einem offenen Kenntnisnahmeprozess regelmäßig eine Statusemail. Bitte beachten Sie die Hinweise auf der Seite Kenntnisnahmeprozess.
Im Freigabeprozess müssen Sie als Uploader sowie die ausgewählten Funktionsträger Teamleiter, Bereichsleiter und Vorstand die öffentliche Datei genehmigen. Um einen Freigabeprozess für die Öffentliche Datei zu starten klicken Sie auf den entsprechenden Schalter. Legen Sie beteiligten Personen durch Klick fest. Ob ein Dokument zur Freigabe vorliegt, wird den Beteiligten mit dem Glockensymbol und per Email zur Kenntnis gebracht. Bitte beachten Sie die Hinweise auf der Seite Freigabeprozess.
Versions- und Freigabehistorie
Hier können Sie frühere Versionen der einzelnen Dateien einsehen und aufrufen. Außerdem sehen Sie hier den Verlauf des Freigabesprozesses.
Dokumente löschen / Der Papierkorb
Zum Entfernen eines Dokuments klicken Sie in der Übersicht auf das Mülleimer-Symbol. Das Dokument wird in den Papierkorb verschoben. Diesen Papierkorb können nur Moderatoren und Administratoren sehen.
Sie können Dokumente im Papierkorb wieder herstellen. Klicken Sie dazu auf das Recycling-Symbol. Es öffnet sich die Dokumente-bearbeiten-Maske. Ändern Sie die Kategorie von Papierkorb in das gewünschte Ziel. Die Dokumente endgültig aus dem Papierkorb löschen, können aktuell nur Administratoren.